FODA

Factores clave:
(positivos)
+ Existencia de comunidades de desarrolladores y usuarios de manera creciente.
+ Resistencia a la pérdida de autonomía.
+ Visibilidad de las legislaciones / Intensiones de que atacan las libertades.
+ Mayor exigencia crítica sobre todo en la juventud.
+ Movimiento social y organización social creciente.
(negativos)
+ Dependencia del hardware (equipamiento).
+ Libre Comercio y predominio del mercado (TLC, TPP y otros).
+ Compromiso de las clases dirigentes con la economía de dependencia.
+ Ideología de la competencia (llevada a la Educación y la Cultura).
+ Resistencia al cambio como expresión de conservadurismo.
+ Menosprecio de nuestra identidad.
+ Crisis económica, desestructuración de las economías locales.
+ Grandes monopolios.
Identificación de las fuerzas del entorno (Social, Tecnológico, Económico, Cultural, Pólitico, Ambiental)
+ Ritmos /prisas / Coyunturas / Urgencia.
+ Limitación en cuanto a acceso a la información.
+ Facilidad de acceso al software libre.
+ Políticas públicas de fomento al software libre.
+ Falta de capacitación al software libre.

Proyectos

CiviCRM 2015 - Coordinación de Proyecto

En este proyecto podrá encontrar la metodología de trabajo realizado con las organizaciones interesadas en implementar la herramienta CiviCRM en sus estrategias de trabajo y comunicación.

Este documento tiene como objetivo sintonizar las expectativas de las organizaciones respecto a la experiencia de uso del programa CiviCRM, así como rescatar el trabajo de algunas organizaciones generado en 2014.

El proyecto está diseñado para ofrecer a las organizaciones asistencia e insumos para que se apropien de CiviCRM, en el marco de la iniciativa de intercambio tecnológico de las Comunidades Técnicas de Asistencia Mutua CTAM, auspiciada por la Fundación Rosa Luxemburg (RLS). Cabe recordar que este proyecto de CiviCRM se abre en respuesta a la consulta que la RLS hace entre sus organizaciones contrapartes y aliadas, las cuales manifestaron interés en implementar esta aplicación en sus sitios web.

CRM son las siglas de Customer Relationship Management (Administración de la Relación con los Clientes) y en este caso se trata de un programa de software libre diseñado para:

a) Gestionar contactos, relaciones y membresías b) Enviar boletines y correos masivos c) Organizar campañas d) Convocar eventos e) Recaudar fondos f) Gestionar donaciones h) Analizar los registros de las acciones anteriores para fines estratégicos

En la experiencia del 2014 liderada por Apolinar González y Mariel Arroyo de la Asamblea de Migrantes Indígenas de la Ciudad de México (AMI) y en la que participaron las organizaciones: Ábaco en Red, PopolNá, ADM, AMI y RLS, se planteó una metodología y se construyeron manuales muy completos para la instalación y los principales componentes de CiviCRM:

  • CiviContactos: Permite importar y exportar contactos, agruparlos según categorías múltiples y crear relaciones entre ellos para ver cómo interactúan. http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/369

  • CiviMail: Entre los datos de contactos viene el campo, muy importante, de correo electrónico. El software interactúa con el sistema de correo electrónico. Es posible enviar mails masivos, importar contactos, agruparlos, ver seguimiento de interacciones enviar boletines. http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/397

  • CiviReport: Permite arrojar reportes diversos de los componentes anteriores para que la organización valore esta información y ajuste sus estrategias. Incluye varias plantillas y se puede enviar por correo o exportar a pdf y hoja de cálculo. http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/494


CTAM - Proyecto Grupo #4: Gestión de contactos, boletines y campañas de financiamiento distribuido con CiviCRM

Este documento tiene como objetivo sintonizar las expectativas de las organizaciones respecto a la experiencia de uso del programa CiviCRM, así como rescatar el trabajo de algunas organizaciones generado en 2014.

El proyecto está diseñado para ofrecer a las organizaciones asistencia e insumos para que se apropien de CiviCRM, en el marco de la iniciativa de intercambio tecnológico de las Comunidades Técnicas de Asistencia Mutua CTAM, auspiciada por la Fundación Rosa Luxemburg (RLS). Cabe recordar que este proyecto de CiviCRM se abre en respuesta a la consulta que la RLS hace entre sus organizaciones contrapartes y aliadas, las cuales manifestaron interés en implementar esta aplicación en sus sitios web.

CRM son las siglas de Customer Relationship Management (Administración de la Relación con los Clientes) y en este caso se trata de un programa de software libre diseñado para:

a) Gestionar contactos, relaciones y membresías b) Enviar boletines y correos masivos c) Organizar campañas d) Convocar eventos e) Recaudar fondos f) Gestionar donaciones h) Analizar los registros de las acciones anteriores para fines estratégicos

En la experiencia del 2014 liderada por Apolinar González y Mariel Arroyo de la Asamblea de Migrantes Indígenas de la Ciudad de México (AMI) y en la que participaron las organizaciones: Ábaco en Red, PopolNá, ADM, AMI y RLS, se planteó una metodología y se construyeron manuales muy completos para la instalación y los principales componentes de CiviCRM:

  • CiviContactos: Permite importar y exportar contactos, agruparlos según categorías múltiples y crear relaciones entre ellos para ver cómo interactúan. http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/369

  • CiviMail: Entre los datos de contactos viene el campo, muy importante, de correo electrónico. El software interactúa con el sistema de correo electrónico. Es posible enviar mails masivos, importar contactos, agruparlos, ver seguimiento de interacciones enviar boletines. http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/397

  • CiviReport: Permite arrojar reportes diversos de los componentes anteriores para que la organización valore esta información y ajuste sus estrategias. Incluye varias plantillas y se puede enviar por correo o exportar a pdf y hoja de cálculo. http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/494

Links de referencia proyecto CiviCRM 2014:

Proyecto CiviCRM 2014: http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/casetracker/projects Metodología: http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/306 Indice de manuales: http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/639 Informe general del grupo de trabajo Gestión de contactos y boletines de prensa con CiviCRM 2014: http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/608

Enlaces de informes finales de cada organización que participó en la experiencia del 2014: - Ábaco en Red: http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/612 - PopolNá: http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/611 - ADM: http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/615 - AMI: http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/613 - RLS: http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/614

Existen otros componentes de CiviCRM para los cuales tenemos la expectativa de generar manuales a partir de la experiencia de su uso, esto está sujeto a los planes de trabajo que se puedan implementar con las organizaciones.

Los componentes son:

  • Campañas: Puede ser política, publicitaria, de reforestación, reciclaje, etre otras. Incluso para recaudar fondos y definir montos para financiar un objetivo definido. Se pueden agregar encuestas, votaciones, peticiones específicas.

  • Contribución/compromiso: Sirve, por ejemplo, para clubes o asociaciones que manejan miembros en los que se paga membresía. También sirve para darle seguimiento a contratos y aportaciones. Permite gestionar donaciones en línea a través de paypal, depósito bancario u otros, desde montos pequeños.

  • Casos: Sirve para gestionar y analizar actividades más comllejas, como organizar flujos de trabajo dentro dde una estrategia. Permite automatizar recordatorios de tareas y darle seguimiento a esas acciones. Puede ser muy útil al interior de las organizaciones.

  • Eventos: Registro de participantes -se puede importar contactos-, inscripciones (incluso con múltples tarifas), permite optimizar el tiempo. CiviCRM tiene opciones para publicar la página del evento en línea y hacer pruebas para ver cómo sería ya publicado.

  • Donación/becas: Es como a la inversa de las donaciones. Sirve, por ejemplo, para organizaciones ofrecen apoyos a estudiantes o hacen donaciones altruístas. Este módulo tiene opciones para administrarlo.

  • Membresía: Para la gestión de miembros y sus contribuciones. Está vinculado con contribución/compromiso.

Que NO es CiviCRM:

Algunas personas al conocer que CiviCRM permite realizar campañas, gestionar donaciones y recaudar fondos, espera que el programa sea una especie de PayPal (una billetera virtual que podría utilizar para realizar pagos a través de Internet sin necesidad de introducir datos bancarios en cada plataforma).

Esto es importante de aclarar ya que CiviCRM permite administrar la información de donativos, relaciones con los contactos y envío de información a personas u organizaciones clave para estos fines, pero NO para realizar desde el programa pagos o donativos, ya que esto requiere muchos filtros de seguridad.

Hay que recordar que CiviCRM es un administrador de información de contactos y relaciones con personas y organizaciones.

CiviCRM NO es un sistema gestor de contenidos, que son los programas que se usan para publicar contenidos en sitios web; sin embargo, debe instalarse en uno de ellos. Los sitemas gestores de contenido con los que CiviCRM es compatible son WordPress, Joomla y Drupal.

Nos alegra coincidir con la propuesta metodológica planteada desde el año pasado por los compañeros de AMI, ya que también consideramos que es necesario conocer las prácticas y herramientas con las que las organizaciones actualmente gestionan sus contactos, relaciones y difunden información. La claridad en estos temas ayudarán a planear cómo incorporar CiviCRM de una manera más efectiva.

Es por esto que hemos iniciado con un cuestionario de diagnóstico para las organizaciones que desean continuar con la experiencia de CiviCRM en este 2015, contemplando también a organizaciones que por primera vez o por distintas razones quieren iniciar desde cero la experiencia en el uso de este programa.

Es importante destacar que en el caso de Voces Nuestras estamos tanto coordinando el grupo de trabajo como generando por primera vez la experiencia de uso de CiviCRM.

Para diseñar la ruta de trabajo proponemos como objetivo general que las organizaciones sociales interesadas puedan apropiarse y aprovechar efectivamente las funcionalidades de CiviCRM.

Voces Nuestras coordinando el grupo de trabajo de CiviCRM se enfocará en acompañar a las organizaciones que en el marco de las Comunidades Técnicas de Asistencia Mutua manifiestan su interés en usar esta tecnología.

Actualmente las organizaciones contempladas en este proceso somos:

1- Popol Na 2- ABACO en Red 3- Fundación del Río 4- AMI 5- RLS 6- DDHH Fray Ba 7- Voces Nuestras 8- Utz Che' 9- HIC-AL

A grandes razgos y contemplando las particularidades de las organizaciones la propuesta de trabajo para el grupo de organizaciones interesadas apropiarse del programa CiviCRM es:

MES Voces Nuestras Coordinación con Orgs Mayo

Revisión de manuales, instalación, configuración y apropiación - Diagnóstico y preparación de condiciones

  • Propuestas de plan y comunicación con orgs Junio

Julio

USO (sistematización)

USO (Seguimiento y sistematización) Agosto

Setiembre

Octubre EVALUACIÓN FINAL

Con cada organización contemplamos 5 momentos:

  1. Diagnóstico: Detectar las necesidades de las organizaciones.

  2. Planeación: En coordinación con las organizaciones, desarrollar planes de implementación para cada una.

  3. Capacitación: Se destinará un periodo para probar cada uno de los componentes, en algunos casos incluidos los vistos en 2014 (CiviContactos, CiviMail y CiviReportes) a fin de que los representantes de cada organización interesada en implementarlo aprenda a usarlos y despeje sus dudas con ayuda de los manuales y la asistencia técnica a través de la plataforma CTAM.

  4. Implementación: Con base en los planes de cada organización y el cronograma general de actividades del grupo se desarrollará la implementación de CiviCRM en las organizaciones.

  5. Evaluación. Las organizaciones que hayan participado del proyecto evaluarán los resultados.

En Voces Nuestras estamos iniciando desde Junio, esto nos ha significado un rezago importante pero estamos a toda maquina para agilizar y ponernos al día, entre las actividades realizadas este mes están:

  • Conocer la herramienta CiviCRM (que es y que no es el programa) para poder acompañar desde la experiencia de la organización en el uso del programa, para esto ya hemos instalado el programa en un subdominio de nuestro sitio y estamos realizando prácticas de uso.

  • Revisión de manuales y documentación de la experiencia del 2014 (hemos traido parte de esa información de referencia en este documento de informe).

  • Apropiación de usuario, metodología de vitácora y sistematización en el sitio www.ctamlibre.org

  • Envío de un breve cuestionario a las organizaciones interesadas para conocer y sintonizar expectativas (esta información se está sistematizado y esperamos pronto realizar una propuesta de plan de trabajo a cada organización, a la fecha hemos recibido solo 4 respuestas de las 8 organizaciones interesadas).

  • Construcción de guías de apoyo, por el momento estamos trabajando en una guía de conceptualización de boletín informativo digital para apoyar la construcción de forma estratégica de esta herramienta de comunicación.

A continuación queremos retomar las consideraciones para los planes de implementación de CiviCRM propuestas el año pasado.

En este apartado se proponen consideraciones útiles para diseñar los planes de implementación de CiviCM, en particular, de los componentes de CiviContactos, CiviMail y CiviReportes. http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/313

Trabajar con CiviCRM podría significar adaptar su flujo de trabajo; se requiere ser pragmático y flexible al considerar las prácticas de trabajo que se necesita cambiar.

Adoptar un sistema de gestión de contactos es una decisión que incidirá la operación de la organización a futuro.

Es necesario pensar:

  • cuáles son las metas al usar CiviCRM
  • qué tipo de soporte necesitarán en el camino
  • la tecnología que se necesita
  • en las personas que estarán involucradas en el proyecto
  • gestión de cambios

Lo mejor es planear los tiempos para la capacitación, determinar cuándo es el mejor momento para hacer la instalación y cómo llevar a cabo la implementación gradual del software en la organización.

Metas

Para implementar CiviCRM deberíamos partir de metas bien establecidas como: reducir el trabajo para administrar eventos en un 25% o administrar 25% más donativos con el mismo personal. Las metas deben ser específicas, medibles, alcanzables, orientadas a resultados y con tiempos establecidos.

Estos objetivos nos ayudarán a concentrarnos en porqué implementamos CiviCRM y qué queremos lograr con él a largo plazo.

Incluir un grupo de personas que represente diferentes áreas de la organización puede ayudar a implementar el proyecto. Una mezcla entre directivos, administradores y personal que cotidianamente resuelve las distintas tareas de la organización ayuda a tener un panorama amplio y asegurarse de que será útil.

CiviContactos - Implica revisar los contactos, cómo son las relaciones con ellos y agruparlos.

¿Cuáles son las metas a cumplir con este componente?

Entre mejor gestione la organización sus relaciones con la gente y otras organizaciones e instituciones con las que tratan, el trabajo puede ser más efectivo.

Con CiviCRM pueden enviar mensajes para grupos específicos, especialmente si saben quién está interesado en ciertos temas, y pueden observar sus reacciones para ajustar su próxima interacción con ellos. Esto mejora mucho su relación con diferentes grupos.

Primero hay que pensar en quiénes son. Más que personas u organizaciones, hay que pensar cómo interactúan con ellos y cómo los distinguen (colaboradores de planta, voluntarios eventuales, organizaciones aliadas, grupos afines, visitantes eventuales, personas interesadas en determinado tema…). Entre mejor entiendan estas relaciones más útil puede ser CiviCRM.

En este proceso es importante hablar con los colaboradores –los nuevos y los veteranos. La planeación debería considerar al menos una sesión para platicar con ellos, hacerles estos planteamientos y esperar una retroalimentación que permita tener un panorama amplio y detallado posible de las relaciones que lleva la organización.

Revisen bases de datos, hojas de cálculo, archivos y libretas de direcciones, anuarios, resúmenes de eventos pasados y toda la información almacenada que tengan que les pueda ayudar a entender cómo y con quién interactúan.

CiviMail – implica trasladar las comunicaciones por correo a CiviCRM. En caso de tener pensado hacer también un boletin, implica el diseño y asegurarse de alimentarlo constantemente con buen contenido.

¿Cuáles son las metas a cumplir con este componente?

Trasladar las comunicacipones de correo a CiviMail tiene la ventaja de que, posteriormente, el sistema componente de CiviReportes permite analizar las interacciones de manera que se puede obtener una información estratégica que con los servicios de correo normales no; además las posibilidades de enviar correos masivos y de personalizar grupos de destinatarios son muy útiles.

La creación y mantenimiento de un boletin puede parecer un fin en sí mismo; pero dista de serlo. Hay que plantearse bien para qué es el boletin, ¿generar una audiencia más activa? ¿Tener más vititas en el sitio web? ¿Dar a conocer actividades o noticias? ¿Difundir entre los colaboradores reportes de actividades de la organización?

CiviReporte – implica desarrollar actividades con alguno de los componentes anteriores para que el sistema cuente con registros de información de los cuales generar reportes.

Las metas relacionadas con este componente tienen qué ver con qué van a hacer con la información estratégica, quién la va a ver y qué procederá entonces.

Esperamos terminando la jornada de informes bimensuales con las organizaciones iniciar el plan de trabajo para estos objetivos.

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