Migración y liberación Vinci 6 NOTA CONCEPTO 1. Antecedentes Vinci es un sistema informático de contabilidad general, con diversos módulos adicionales entre los que destacan los de control de bancos, presupuestos y activos fijos (propiedad, planta y equipo), que ha sido desarrollado desde 1996, por Víctor López Illescas, analista de sistemas y programador guatemalteco, propietario de la micro-empresa Cuauhtzin Asistencia Técnica (CAT). Las versiones iniciales (1.0 y 2.0) se desarrollaron para proyectos de cooperación regional (centroamericano) financiados por la unión europea, que solicitaban un sistema de registro contable y control presupuestario, aunque la prioridad no era adaptarse a las normas de contabilidad generalmente aceptadas o a la legislación específica de Guatemala u otro país de la región, sino gestionar de manera eficiente y confiable las cuestiones cambiarias y de integración de la información de varias oficinas y proyectos de los países de la región. A partir de la versión 3.0 desarrollada entre 1998 y 1999, se comenzó a desarrollar una versión con apego a las normas de contabilidad generalmente aceptadas y a la legislación vigente en Guatemala, así como a los requerimientos de información contable y financiera que la agencia tributaria y fiscal (SAT) requiere a los contribuyentes en el país. En todas sus versiones Vinci ha sido desarrollado sobre el sistema de bases de datos relacionales Paradox, versión 7.0, y el gestor de base de datos (BDE) propiedad de la compañía Borland. El desarrollador del sistema adquirió la aplicación Paradox Runtime 7.0 que cuenta con el derecho de distribución a los usuarios de las aplicaciones desarrolladas bajo la plataforma Paradox. En 18 años de desarrollo el sistema Vinci ha crecido para brindar una cobertura completa a las necesidades de registro de la información, manejo contable y cumplimiento de obligaciones fiscales en materia de información financiera y contable. También provee un control bancario robusto, así como manejo del inventario de activos fijos, incluyendo la gestión automatizada de las depreciaciones. Para algunas entidades se han desarrollado módulos específicos como cuentas por cobrar y cuentas por pagar, nómina de sueldos y salarios (básica) y gestión de una cartera de crédito. No se han desarrollado los módulos comerciales (inventario de mercancías, facturación, etc.) puesto que el sistema se ha ido especializando en atender las necesidades de las organizaciones sin fines de lucro, especialmente en lo relacionado con la gerencia de proyectos de desarrollo. Al inicio de 2015 Vinci es utilizado por aproximadamente ciento cincuenta entidades en Guatemala, siendo la gran mayoría organizaciones no lucrativas, entre las que hay asociaciones, fundaciones, ONG y cooperativas. También es utilizado por contadores públicos y por algunas empresas. Las versión más utilizada es la 4.5 ediciones de 2010, 2011 y 2014, y también hay algunos usuarios que utilizan la versión 5.0 que tiene una interfaz mejorada para el manejo de gran cantidad de contabilidades específicas de proyectos. El autor de Vinci durante los casi 20 años de su desarrollo, ha realizado la totalidad del trabajo de creación y diseño del sistema, pero ha contado con valiosos aportes de otras personas en la resolución de problemas de compatibilidad con las versiones de Microsoft Windows, y en los procesos de implementación, capacitación y soporte técnico al personal administrativo, contable y de gerencia en las entidades usuarias. Estas personas son los contadores Jorge Borrayo Jiménez, Juan Carlos Chamalé y Esvin Segura, las ingenieras en sistemas Karina Siguil y Carolina Fuentes, así como los técnicos de informática, redes y hardware Robin Ross y Marvin Valenzuela. 2. Motivaciones para la migración y liberación de Vinci Existen dos motivaciones fundamentales para realizar la migración de Vinci a una plataforma más moderna y robusta, y para convertirlo en un software libre o de código abierto durante esta migración. La motivación más inmediata y apremiante es la de que Vinci sea un sistema multi-plataforma, es decir accesible desde múltiples dispositivos y sistemas operativos, haciendo uso de tecnologías más modernas, robustas, seguras y de mayor conectividad, lo que permitirá descentralizar y facilitar el acceso a la herramienta según las necesidades de la entidad usuaria . La plataforma Paradox-BDE de Borland ha funcionado muy bien sobre todas las versiones existentes de Microsoft Windows, desde Windows 95 hasta Windows 8. Sin embargo la interfaz se ha quedado algo obsoleta, lo cual se manifiesta en funcionalidades básicas pero importantes como el botón scroll de desplazamiento desde el puntero, y se han dado algunos problemas de compatibilidad con el sistema de impresión de Windows, y con algunos elementos de su interfaz gráfica (API). Por otro lado, ha aumentado tanto el uso de sistemas operativos libres como Gnu/Linux como la demanda de uso de Vinci de forma descentralizada desde varias sedes, mientras que las versiones actuales tienen limitantes tanto por el sistema operativo requerido (Windows) como por la naturaleza del sistema de bases de datos que no es tipo cliente-servidor. La motivación más importante y de fondo, es la decisión del autor -en consenso con las demás personas que han colaborado y seguirán colaborando con el desarrollo de Vinci- de hacer uso de licencias de software libre para convertirlo en un sistema abierto, de libre acceso para todas las organizaciones y personas interesadas en utilizarlo, desarrollarlo o adaptarlo . En el transcurso de los años en que Vinci ha sido desarrollado, si bien ha operado sobre la base de licencias de uso “privadas”, ha sido donado o vendido a precios muy bajos a diversas organizaciones comunitarias, campesinas o indígenas, que no han tenido recursos suficientes para adquirir la licencia. El autor se ha involucrado de lleno con organizaciones y movimientos sociales que profesan la gestión colectiva de todos los bienes que rodean a la humanidad, desde los recursos naturales hasta el conocimiento y la tecnología. Llegado este punto, se toma consciencia de la gran utilidad y demanda que un sistema robusto y confiable de gestión de la información contable y financiera como Vinci, con una amplia comunidad usuaria y con un equipo multidisciplinario vinculado a su desarrollo, sea convertido en un software libre. Con base a estas motivaciones, se espera desarrollar la versión 6.0 de Vinci como un software libre y de código abierto, desarrollado sobre una plataforma libre de gestión de base de datos cliente servidor robusta, que posiblemente sea MySQL o PostgreSQL. La aplicación se desarrollará sobre un lenguaje de programación libre que permita la ejecución sobre plataformas tanto Linux, Windows u otras, así como la conectividad basada en internet con las debidas características de seguridad que garanticen la confidencialidad e integridad de la información financiera-contable de las organizaciones usuarias. Se ha considerado desarrollar el sistema utilizando el lenguaje libre PHP. 3. Principales etapas del proceso de migración y liberación Etapa 1: concepción del proyecto, búsqueda de apoyo financiero y conformación del equipo de trabajo Esta etapa inició en enero 2015 y se espera que termine entre marzo y abril. Incluye el análisis de las implicaciones técnicas, legales y financieras del proceso, las estimaciones y cálculos de tiempos y costos, la conformación del equipo de trabajo y la búsqueda de apoyo financiero de organizaciones y personas interesadas. Etapa 2: debate colectivo y ruta formal del proceso de liberación y desarrollo En esta etapa se logrará un involucramiento de varias organizaciones y personas que comparten el objetivo de la liberación del sistema Vinci y su desarrollo multi-plataforma, bajo principios de búsqueda de acceso libre a los bienes comunes digitales. Se buscará que el posterior desarrollo de Vinci, y su consolidación como un sistema libre y de código abierto, se realice bajo directrices consensuadas con todos los actores y comunidades de debate y asistencia mutua. Asimismo se deberán realizar tareas formales para la liberación de Vinci conforme a estos principios. Etapa 3: análisis, programación y liberación Se espera que la etapa central de trabajo se realice entre los meses de abril y diciembre 2015, aunque el trabajo de análisis a cargo de Karina Siguil y Víctor López ya ha iniciado desde mediados de febrero. A su vez se deben completar ciertos pasos legales para convertir Vinci en un software libre. Etapa 4: pruebas y migración de datos de usuarias involucradas Entre los meses de agosto y diciembre 2015 se espera realizar pruebas y migración de datos con al menos 2 entidades que ya son usuarias de las versiones 4.5 y 5.0 de Vinci, de modo que se garantice la operación completa y confiable de los 4 principales módulos de Vinci (contabilidad general, bancos, presupuestos y activos fijos) a inicios del año 2016. Etapa 5: difusión La difusión de información sobre el proceso de migración y liberación de Vinci se iniciará junto con la programación en abril 2015. La idea es que hayan otras organizaciones, tanto las que ya son usuarias como otras organizaciones interesadas en Guatemala y en otros países de la región, que se involucren en el proceso y contribuyan a mejorar el diseño de Vinci 6, y también apoyen tanto en los costos de su adaptación a diversos contextos, legislaciones y normas nacionales, y necesidades específicas. 4. Estimación de tiempos y costos Se estima completar las 5 fases en el transcurso del año 2015. Se anexa el cronograma (Anexo 1). El presupuesto total de costos y el presupuesto de costos (Anexo 2). Este presupuesto deberá ser actualizado conforme se puedan vislumbrar las siguientes etapas en los años 2016 y 2017. A la fecha ya se cuenta con el apoyo por la organización Cooperativa El Recuerdo de Guatemala, con un aporte financiero de USD 5,000 comprometido por su gerente, el compañero Mauricio Vanheusden con colaboración en el debate del contador general Esvin Segura. Posibles fuentes de financiamiento adicional Se espera contar con el apoyo de instituciones y organizaciones que utilizan Vinci, comparten la demanda y las motivaciones de la migración a Vinci 6 y liberación del software y el código fuente. Se solicitarán aportes máximos de USD 5,000 a agencias de cooperación para el desarrollo, que esperan que Vinci 6 se pueda constituir en una herramienta efectiva y de acceso libre, para el fortalecimiento de la gestión financiera, administrativa y contable de sus contrapartes en Guatemala y otros países de la región. También se solicitará apoyo a diversas comunidades de organizaciones y movimientos sociales, organizaciones que promueven acceso libre al software y la tecnología, agrupaciones comunitarias, indígenas y campesinas, de mujeres y jóvenes , que lo puedan utilizar en proyectos de transformación social. Los integrantes del equipo donarán parte sustancial de su trabajo en aporte al proyecto. Karina Siguil/ Víctor López – Cuauhtzin Asistencia Técnica Guatemala, Marzo 2015 ANEXO 1: Cronograma Tarea Fecha inicio Fecha fin Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Impulso del proyecto 5-1-2015 31-5-2015 • Análisis de implicaciones 5-1-2015 15-1-2015 • Estimaciones de tiempo 15-1-2015 20-1-2015 • Conformación del equipo 20-1-2015 31-1-2015 • Búsqueda de apoyo financiero 1-2-2015 31-5-2015 Debate colectivo proceso liberación y desarrollo 1-2-2015 30-11-2015 • Diálogo inicial con comunidades usuarias y cooperantes 1-2-2015 31-3-2015 • Preparación encuentro regional 1-4-2015 30-4-2015 • Encuentro regional contadorxs y organizaciones involucradas 1-5-2015 15-5-2015 • Seguimiento en plataforma de diálogo 1-6-2015 30-11-2015 • Reuniones equipo coordinador para incorporar insumos del debate colectivo (bimensuales) 1-6-2015 30-11-2015 Proceso de liberación del sistema 1-3-2015 30-11-2015 • Ruta de liberación con base en debate colectivo 1-3-2015 30-4-2015 • Tareas formales para generación de licencia GPL 1-4-2015 30-6-2015 • Publicación del código 1-7-2015 30-11-2015 Análisis y programación 1-3-2015 30-11-2015 • Análisis del sistema y mejora de procesos 1-3-2015 31-3-2015 • Diseño del sistema 1-4-2015 30-4-2015 • Programación módulo contabilidad general 1-5-2015 30-6-2015 • Programación módulo bancos 1-7-2015 31-8-2015 • Programación módulo presupuestos 1-9-2015 31-10-2015 • Programación módulo activos fijos 1-11-2015 30-11-2015 Pruebas y migración 1-7-2015 31-12-2015 • Pruebas en línea del sistema 1-7-2015 30-11-2015 • Migración organización 1 (Cooperativa ER) 1-10-2015 31-10-2015 • Migración organización 2 1-11-2015 30-11-2015 • Mejoras al proceso migración 1-12-2015 31-12-2015 Difusión 1-7-2015 31-12-2015 • Generación y distribución de notas informativas en listas mail y portal web 1-7-2015 31-12-2015 • Actividades de difusión por grupos involucrados en los países de la región 1-10-2015 30-11-2015 ANEXO 2: Presupuesto en Quetzales (GTQ) de costos de migración y liberación Vinci 6 Cant. Recurso Presupuest o unitario o mensual Meses Total costo A conseguir apoyo financiero Aportes propios del equipo Actividades 1 Programador Q8,000.00 10 Q80,000.00 Q80,000.00 Q- Programación del sistema. Prueba 2 Analistas y diseñadores Vinci 6 Q10,000.00 8 Q100,000.00 Q75,000.00 Q25,000.00 Análisis, diseño, seguimiento al desarrollo, revisión y optimización de procesos, pruebas previas a la implementación, reuniones con financiadores/usuarios. Procesos de migración de datos 1 Diseñado portal web Q5,000.00 1 Q5,000.00 Q5,000.00 Q- Diseño de logos, pantallas para portal Web, plantillas, colores y otros elementos de diseño de imagen e interfaz de la aplicación. 1 Hosting / VPS Q1,000.00 1 año Q1,000.00 Q1,000.00 Q- Compra de hosting de un año. Permitirá realizar difusión, validaciones, gestión del código fuente y de datos. Presentaciones a los usuarios y descargas. 1 Encuentros y debates colectivos 80,000 1 Q80,000.00 Q80,000.00 Q- Encuentro o “hackatón” de contadorxs de la región mesoamericana, seguimiento en reuniones bimensuales. Reuniones del equipo coordinador con organizaciones involucradas. 1 Asistencia legal y proceso liberación Q5,000.00 4 Q20,000

Q20,000

Trámites legales y registro de derechos para la liberación de código. 1 Pruebas contabilidad y procesos migración Q8,000 6 Q48,000.00 Q36,000.00 Q 12,000.00 Verificación de funcionamiento del sistema, pruebas de consistencia e integridad de datos contables. Totales Q334,000.00 Q297,000.00

Q37,000.00