Concideraciones de compatibilidad entre formatos ODF, DOC y PDF

¿Qué es ODF?

El Formato de Documento Abierto para Aplicaciones Ofimáticas de OASIS (en inglés, OASIS Open Document Format for Office Applications), también referido como formato OpenDocument (ODF), es un formato de archivo abierto y estándar para el almacenamiento de documentos ofimáticos tales como hojas de cálculo, textos, gráficas y presentaciones. Es importante distinguir entre el formato de un archivo y su extensión, que no son necesariamente lo mismo. Aunque la extensión representa casi siempre el formato del archivo, un archivo puede tener un formato determinado y no tener la extensión correspondiente, debido a que el formato es el cómo está construido un documento.

Tipos de documentos y sus extensiones

Tipo de formato en Libre Office Programa Extensión
Texto Writer .odt
Hoja de cálculo Calc .ods
Presentación Impress .odp
Dibujo Draw .odg
Gráficos Todos .odc
Fórmula matemática Math .odf
Base de datos Base .odb
Imagen Todos .odi
Documento maestro Todos .odm

La herramienta LibreOffice es capaz de manejar una amplia variedad de formatos además de los formatos OpenDocument (ODF). Algunos de estos formatos incluyen:

  • Microsoft Word 6.0/95/97/2000/XP (.doc y .dot)
  • Microsoft Word 2003 XML (.xml)
  • Microsoft Word 2007 XML (.docx, .docm, .dotx, .dotm)
  • Microsoft WinWord 5 (.doc)
  • Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls, .xlw, y .xlt)
  • Microsoft Excel 4.x–5.0/95 (.xls, .xlw, y .xlt)
  • Microsoft Excel 2003 XML (.xml)
  • Microsoft Excel 2007 XML (.xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm)
  • Microsoft Excel 2007 binary (.xlsb)
  • Texto plano .rtf, .txt, y .csv
  • Lotus 1-2-3 (.wk1, .wks, y .123)
  • Text CSV (.csv and .txt)
  • Microsoft PowerPoint 97/2000/XP (.ppt, .pps, and .pot)
  • Microsoft PowerPoint 2007 (.pptx, .pptm, .potx, .potm)
  • Imágenes (.bmp, .jpeg y .jpg, .png, .sgv, .gif, entre otros)

Envío y recepción de documentos

Cuando se trabajan documentos que serán transmitidos a terceros hay que conciderar varias cosas:

¿Quienes van a leer el documento? (únicamente leer)

Para quienes sólo necesitan leer el documento, una opción altamente compatible entre sistemas operativos (Windows, GNU/Linux, Mac) es un formato portable como PDF (no permite su edición).

¿Quienes van a editar el documento?

Si la edición es necesaria tomaremos en cuenta la herramienta que se usará para dicha tarea, si usa LibreOffice (u otros compatibles como OpenOffice) o si usa las herramientas de Microsoft (Office 2010, Office 365, Word, Excel, etc).

En el primer caso no habría inconvenientes en usar el formato ODT. En caso de que se usara MS Office habrá que tomar en cuenta dos puntos principales:

  • La aplicación LibreOffice Writer puede leer documentos de Microsoft Office, pero no al revés. Si una persona con esta herramienta recibe un archivo con formato ODF (por ejemplo un documento con extensión .odt) no podrá usar Word para visualizar/editar el documento. En este caso es necesario usar el formato DOC.
  • Algunas funciones y propiedades de los formatos de Microsoft Office no se encuentran disponibles en LibreOffice o se encuentran en construcción, por lo que es recomendable probar el documento resultante en ambas plataformas para saber si conserva la mayor parte de sus características.

    Nota: Entre más funciones de formato se utilizen (tipos de poco incomún, sangrías, tablas, notas al pie, paginado, etc.), mayor será la incompatibilidad entre programas privativos y libres con el documento.

Almacenando documentos en formato ODF

OpenDocument (ODF) es un formato de archivo abierto y estandar para almacenar documentos ofimáticos. Es el utilizado por defecto en la suite de herramientas LibreOffice. Para almacenar un documento en éste formato basta con seleccionar el menú Archivo->Guardar como... y en la ventana emergente dejamos seleccionada la opción Tipo de archivo: Documento de texto ODF (.odt).

Formato ODT

Imagen 01: Formato ODT

El archivo resultante tendrá la extensión .odt

Almacenando documentos en formato DOC

Para que MS Office pueda leer un documento creado con la herramienta LibreOffice-Writer, éste se debe almacenar en formato DOC (.doc). Para ésto hacemos click en el menú Archivo->Guardar como.... En la casilla Tipo de archivo seleccionamos Microsoft Word 97/2000/XP/2003 (.doc).

Formato DOC

Imagen 02: Formato DOC

El archivo resultante tendrá la extensión .doc

Exportar documentos a formato PDF

Uno de los formatos que actualmente se concideran universales para la lectura de documentos es el Portable Document Format (PDF), debido a que es multiplataforma, es decir, puede leerse usando diferentes sistemas operativos (GNU Linux, MS Windows, MacOS, etc) sin que se modifique el aspecto o la esctructura del documento original. Puede contener combinaciones de texto y elementos multimedia como videos, sonido, vínculos a páginas web (hiperenlaces), entre otros.

Es importante tener en cuenta que, aunque no es imposible, modificar un documento PDF es bastante complicado, por lo que no se recomienda éste formato para intercambiar documentos que serán editados posteriormente.

Para exportar un documento al formato PDF desde la herramienta LibreOffice-Writer se selecciona el menú Archivo->Exportar en formato PDF:

Exportar a PDF

Imagen 03: Exportar a PDF

Aparecerá una segunda ventana para darle nombre y una ubicación al archivo resultante:

Ventana para Exportar

Imagen 04: Ventana para Exportar

Al hacer click en el botón Exportar el archivo se almacenará en formato PDF.